KVKK Metni

TRAKYA ÜNİVERSİTESİ
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU AYDINLATMA METNİ
İş bu aydınlatma metni, 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 Sayılı Resmî Gazete’ de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) hususunda Trakya Üniversitesi (bundan böyle “Üniversite” olarak ifade edilecektir) olarak “Veri Sorumlusu” sıfatıyla kanunun “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. Maddesi gereğince hazırlanmış olup bilgilendirme amaçlıdır.
Üniversitemiz, KVK Kanunu gereğince kişisel verilerin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermektedir. Bu kapsamda kişisel veri sahiplerinin “Veri İşleyen” sıfatıyla toplamış olduğu kişisel verileri aşağıda açıklandığı gibi ilgili mevzuat tarafından belirlenen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.
1-    Veri Sorumlusu Hakkında
KVK Kanunu uyarınca, “Veri Sorumlusu” sıfatıyla Üniversite olarak, kişisel verilerinizi aşağıda açıklanan amaçlar kapsamında; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işleyebilecek, kaydedebilecek, saklayabilecek, sınıflandırabilecek, güncelleyebilecek ve mevzuatın izin verdiği hallerde ve/veya işlendikleri amaçla sınırlı olarak 3. kişilere veya yurt dışına açıklayabilecek/aktarabilecektir.
2-     Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Amaçları
Kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından paydaşlarına sağlanan hizmet ve faaliyetlerine bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle birlikte Üniversitemiz birimleri, bölümleri ve çalışanları tarafından “Veri İşleyen” sıfatıyla; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, onay ve/veya imzanızla tanzim edilen işlemlere ilişkin tüm sözleşmeler/bilgilendirme formları ve sair belgelerle, otomasyon yazılımı, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar vb. vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir.
Üniversite tarafından toplanan kişisel verileriniz, KVK Kanunu tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen Kişisel Veri İşleme şartları ve amaçları çerçevesinde, aşağıda yer alan amaçlarla işlenebilmektedir:
  • Yükseköğretim Kanunu kapsamında, Yükseköğretim Kurumu ve Üniversite ilgili mevzuatı (kanun, yönetmelik, yönerge, iç düzenlemeleri vb.) çerçevesinde akademik ve idari faaliyetinden kaynaklı hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  • Üniversitemizin iç ve dış paydaşlarına sunduğu hizmetlerinden faydalanmanız için gerekli çalışmaların ilgili birim/bölümlerce yapılması,
  • Üniversitemize yerleşen öğrencilerin kayıt işlemleri ve öğrenim süresi boyunca eğitim öğretim mevzuatı kapsamında gerçekleştirilecek işlemlerinin yürütülmesi,
  • Üniversitemizin ve faaliyetlerinin tanıtılması, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma, yayın ve danışmanlık faaliyetlerinin sürdürülmesi,
  • Üniversite’nin araştırmaya yönelik etkinliklerinin yürütülmesi, iç/dış kaynaklı ulusal ve uluslararası araştırma projelerinde görev alan ilgili kişilerin projelerinin yürütülmesi,
  • Sunulan hizmetlerin; kalitesinin yükseltilmesi, sürekliliğinin sağlanabilmesi, maliyetlerinin azaltılması, etkin ve sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi amacıyla yapılan listeleme, raporlama, doğrulama, analiz ve değerlendirmeler ile istatistiki ve bilimsel bilgiler üretilmesi, ölçme değerlendirme yöntemlerinin, anketlerin düzenlenmesi,
  • Üniversite tarafından etkinlik, kurs, gelişim programı, sergi, konferans, çalıştay, toplantılar vb. faaliyetler düzenlenmesi ve duyurulması,
  • Üniversite bünyesindeki ilgili akademik birim/bölümlerde öğrenim gören/mezun olan öğrencilerin hak ve yükümlülüklerinin korunması ve yerine getirilmesinin sağlanması,
  • Mezunlarımızın üniversitemiz sosyal imkanlarından, etkinliklerinden ve iş/kariyer danışmanlık hizmetlerinden yararlandırılması amacıyla faaliyetlerin yürütülmesi, duyurulması ve gerekli iletişimin sağlanması,
  • Üniversite dahilinde bulunan vakıf, dernek, sosyal topluluk/kulüplerden birine üye olunması halinde kanunlarda ön görülen kayıtların tutulması amacıyla işlenmesi ve gerekli olması halinde kanunen yetkili kamu kurumları ve birim/bölüm çalışanlarıyla paylaşılması,
  • Öğrenciler, çalışanlar, emekliler ve ziyaretçilerin üniversite yerleşkelerinde yer alan kütüphane, yemekhane, sosyal ve spor tesisleri vb. gibi yerlerde sunulan hizmetlerden faydalandırılması,
  • Üniversite ile iş ilişkisi içerisinde bulunan gerçek/tüzel kişiler arasında yapılan sözleşmeler veya yürütülen faaliyetlerden kaynaklanan denetim yükümlülükleri kapsamında idari ve mali işlem faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, ticari ve hukuki süreçlerin yürütülmesi,
  • Üniversite’nin ihtiyaç duyduğu alanlarda uygun personel temini (4/D, 4/C, 4/B, İlgili bakanlık tarafından yapılan istihdamlar), İş Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve diğer iş hayatını düzenleyen mevzuat ile hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  • Üniversite tarafından stratejik plan çerçevesinde yürütülen finansal operasyonlar (bütçelendirme), satın alma süreçlerinin (talep, teklif, değerlendirme, ihale, sipariş, sözleşme, ödeme) yürütülmesi,
  • İş sağlığı ve iş güvenliği çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınması,
  • Tüm üniversite paydaşlarının can ve mal güvenliğinin korunması veya bu kapsamdaki kurallara uyum sağlanması da dâhil olmak üzere; yasal yükümlülüklerin, yargı organlarının veya yetkili idari kuruluşların istediği gerekliliklerin veya taleplerinin yerine getirilmesi, gerekli güvenlik önlemleri (kamera kayıtları, turnike/kartlı geçiş sistemleri, merkez kampüs girişinde araç plaka tanıma sistemi ile toplanan veriler ve yetki dahlinde kullanılan kullanıcı internet erişim izleri/logları) ve hukuki önlemler alınarak bu amaçların gerçekleştirilmesi için bilgi işlem altyapılarına aktarılması, elektronik veya fiziki ortamlarda yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve arşivlenmesi,
 
amaçlarıyla işlenebilecektir.

Kişisel verilerinizin üniversite tarafından işlenme amaçları konusunda detaylı bilgiler, “ Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında” yer almaktadır.
3-    İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Üniversite tarafından toplanan kişisel verileriniz; 6698 sayılı KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen Kişisel Veri İşleme şartları kapsamında ve işbu dokümanda belirtilmiş amaçlarla sınırlı olarak, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olmak suretiyle 3. kişi ve kurumlara aktarılabilecektir.
Kişisel verilerinizin Üniversite tarafından aktarımı konusunda detaylı bilgilere,  Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasından ulaşabilirsiniz.
Yurtdışına Veri Aktarımı: Üniversite tarafından kişisel verileriniz, KVK Kanunun 4(2) maddesindeki öngörülen ilkeler ışığında açık rıza temini suretiyle veya 5(2) ve 6(3) maddelerinde öngörülen durumların varlığı halinde, açık rıza temin edilmeksizin ve kanunun 9. maddesindeki kurallar uyarınca, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından tespit edilecek yeterli korumaya sahip yabancı ülkeler ilan edildikten sonra sadece bu ülkelerde yerleşik kişi ve kuruluşlara, yeterli korumanın bulunmadığı tespit ve ilan edilen ülkeler için ise, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve ilgili aktarım açısından Kurul’un izninin temin edilebildiği hallerle sınırlı olmak kaydıyla aktarılabilecektir.
4-    Kişisel Verilerinizi Toplamamızın Yöntemi ve Hukuki Sebebi Nedir?
Kişisel verileriniz, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda hizmetlerimizin sunulabilmesi ve bu kapsamda Üniversite’ nin sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilir.
Bu yöntemlerle toplanan kişisel verileriniz, KVK Kanunu tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak, KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen Kişisel Veri İşleme şartları ve amaçları kapsamında bu metnin (2) ve (3) numaralı maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
5-    Veri Sahibi Olarak KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız Nelerdir?
Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca sahip olduğu haklar aşağıdaki gibidir;
  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; www.trakya.edu.tr internet adresinde yer alan Veri Sahibi Başvuru Formunu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını ‘Trakya Üniversitesi, Trakya Üniversitesi Rektörlüğü 22030 Balkan Yerleşkesi / EDİRNE adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili formu trakyauni@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.
Üniversitemiz, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, tarafımızca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
Başvurular Türkçe yapılmalıdır. Başvurularda, ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası/kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon veya faks numarası ve talep konusu bulunması zorunludur.
Kişisel veri sahibinin sahip olduğu ve yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda; talep ettiği hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiği konunun şahsı ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor ise bu konuda özel olarak yetkili olması ve yetkisini belgelendirmesi, başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğini ispat edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
 
KVK Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla bildiririz.
Saygılarımızla,
TRAKYA Üniversitesi
 
Adres: Trakya Üniversitesi Rektörlüğü
22030 Balkan Yerleşkesi / EDİRNE
Tel: +90 (284) 223 42 10-11-12-13
Faks: +90 (284) 223 33 14
KEP: trakyauni@hs01.kep.tr
Bu içerik 17.09.2019 tarihinde yayınlandı ve toplam 116 kez okundu.